Oppgaveplanlegger i Core

Med oppgaveplanlegger i Core har du mulighet til å planlegge oppgaver som aktiviteter, e-poster og SMSer. Disse sendes automatisk ut til bestemte mottakere og triggers av gitte trigger typer.

Du må ha tillatelsen oppgaveplanlegger for å administrere denne funksjonen.

Oppgaveplanlegger finner du under administrasjonsfanen i Core.

Vi setter opp en oppgave i oppgaveplanleggeren.

I dette eksemplet ønsker vi å sende uten SMS til megler når oppgjørsavdelingen har utbetalt oppgjøret til selger. Slik at megler kan følge opp selger etter at oppgjøret er utbetalt.

NB! Du må først ha laget malen som du ønsker å sende ut via oppgaveplanlegger.

Denne lager du under fanen administrasjon og dokumentmaler i Core

I dette eksempelet setter vi opp en enkel SMS mal for å dekke vårt formål.

Når malen er klar husk å lagre.

Vi går til oppgaveplanlegger under administrasjonsfanen i Core.

For å lage en ny oppgave i oppgaveplanlegger trykker du +Ny oppgave

Legge inn oppgavenavn (Dette er påkrevd)

Vi velger å kalle eksempel oppgaven “Sende SMS til megler når oppgjør er utbetalt selger”

Legge inn oppgavetype. Hvilke oppgave vil du at at skal utføres.

Du kan velge aktivitet, Epost eller SMS.

Aktivitet vil legge seg som en aktivitet i kalenderen i Core.

Epost vil sende ut en e-post mal.

SMS vil sende ut en SMS mal:
​

Vi velger her SMS

Under avsender kan du velge Ingen, megler, avdeling og innlogget bruker.

Vi velger innlogget bruker for vårt eksempel:
​

Under mottaker velger vi mottaker av oppgaven. I vårt eksempel velger vi megler som mottaker av SMSen:
​

Nå skal vi velge dokument mal vi vil bruke for oppgaven.

Du har mulighet til å velg dokument mal og undersøkelse.

For vårt eksempel bruker velger vi dokument mal, tykker på +Velg dokumentmal:
​

Velg malen du ønsker å benytte, tykker Velg.

Vi velger malen vi laget tidligere til vår oppgave for vårt eksempel:
​

Du velger nå når oppgaven skal sendes.

Det er mulig må velge send før eller etter.

Dager, timer og minutter.

I vårt eksempel velger vi send etter 5 minutter:
​

Trykk på på neste

Du velger nå trigger type. Du kan velge mellom Aktivitet, Status, Budgivning og Utfall lead.

Vi velger status for vårt eksempel:
​

Nå velger du oppdragstyper og sakstyper oppgaven skal gjelde for:
​

Videre velger du statusflyt for trigger.

Vi velger oppgjør for vårt eksempel:
​

Under oppgjørsstatus velger du hvilken status du ønsker å sette som trigger.

NB! Vær oppmerksom på at status flyt og statuser er styrt av din kjede og vil variere etter hva som er satt opp for deg av din kjede.

I vårt eksempel i mar status flyt velger vi “Oppgjør utbetalt / etterbehandling"
​

Til slutt velger vi utløser før eller etter statusbytte.

Vi velger etter statusbytte for vårt eksempel og trykker Lagre.
​

Du har nå laget en oppgave i oppgaveplanlegger i Core. Megler får nå en SMS når hens oppdrag bytter status og kan følge opp hens kunde.
​

Du setter opp en e-post oppgave på samme måte som en SMS.

Dette eksemplet viser en oppgave som oppretter en aktivitet, som vil legge seg i meglers kalender i Core som en aktivitet.

Her er det satt opp at det legger seg inn en aktivitet i meglers kalender 10 dager etter overtakelse, som skal minne hen på å følge opp kjøper etter overtakelsen av sin nye eiendom:
​

Slik vil aktiviteten dukke opp i kalenderen:

Automatisk varsel til megler – oppgjør ikke innbetalt før overtagelse.

Oppgaveplanleggeren i Core lar deg planlegge oppgaver – aktiviteter, e-poster og SMS-er – som utløses automatisk når et oppdrag oppfyller bestemte kriterier. For varselet om manglende innbetaling bruker vi statusflyt i oppgjør som trigger.

Flyten fungerer slik:

1. Oppgjørsavdelingen setter oppgjørsstatus til «Mappe OK – venter på penger» (eller tilsvarende status for din Core-base).

2. Oppgaveplanleggeren fanger opp statusendringen og sender automatisk SMS til megler 1 dag etter – eller på det tidspunktet dere konfigurerer.

3. Megler mottar en påminnelse om at oppgjøret ennå ikke er bekreftet innbetalt, og kan følge opp kjøper og/eller bank.

Før du setter opp oppgaven, må du ha en dokumentmal for SMS-en som skal sendes.

4. Gå til Administrasjon → Dokumentmaler i Core.

5. Opprett en ny SMS-mal.

6. Fyll inn ønsket tekst. Eksempel på innhold:

Du kan bruke flettefelter fra oppdragets nøkkelinfo (meglernavn, adresse, OT-dato) for å gjøre meldingen personlig. Se artikkelen Slik administrerer du dokumentmaler og SMS-maler i Core for hjelp til maler. Husk å lagre malen før du går videre.

7. Gå til Administrasjon → Oppgaveplanlegger.

8. Trykk + Ny oppgave.

9. Fyll ut feltene slik:

Trykk Neste for å gå til triggervalget.

Trykk Lagre.
​
Megler vil nå automatisk motta en SMS når oppdraget bytter til den valgte oppgjørsstatusen – uten at oppgjørsavdelingen trenger å huske å sende det manuelt.
​

Har dere ikke et dedikert statuspunkt for «venter på penger», kan du sende varselet manuelt per oppdrag:

10. Gå til det aktuelle oppdraget i Core.

11. Åpne fanen Kommunikasjon.

12. Trykk + Send SMS i boksen SMS.

13. Velg megler som mottaker og bruk en dokumentmal eller skriv teksten selv.

14. Trykk Send.

• Oppgaveplanlegger i Core

• Slik administrerer du dokumentmaler og SMS-maler i Core

• Oppgjør – Oppdragets oppgjørsreise gjennom Core

• For å slå på varsel for et sjekklistepunkt
​