Lead distribusjon bestemmer hvem som får et nytt lead, basert på postnummeret til eiendommen. Du setter opp regler med postnummerområder og mottaker, og i tillegg en standardmottaker som får leads ingen regel treffer.
Hvem kan gjøre dette? Bare brukere med rollen SuperAdmin. Ser du ikke menyen, kontakt support. Rollen tildeles av Broker og kan ikke settes i fagsystemet.
Hvor finner jeg det? Meny → Innstillinger → Lead distribusjon. Her finner du:
Innstillinger: reglene dine
Innstillinger (default): standardmottaker per kildetype
Eksport av innstillinger: en Excel-oversikt over alt som er satt opp
Hvilke leads gjelder dette for?
Lead distribusjon brukes for to kildetyper:
Digitalt lead: f.eks. verdivurderinger fra nettsiden
Bank: henvisninger fra banken
Reglene brukes ikke når avsenderen har valgt megler eller avdeling selv. Da går leadet direkte dit.
Før du starter: eksporter dagens oppsett
Det beste første steget er å hente ut en oversikt over det som ligger der i dag. Da ser du hvilke postnumre som allerede er dekket og hvilke regler som må endres.
Gå til Lead distribusjon → Eksport av innstillinger.
Trykk Lagre.
Du får en e-post med en Excel-fil (Lead_distribusjon-ÅÅÅÅ-MM-DD.xlsx).
Filen har to faner:
Leadfordeling: alle aktive regler med postnummer, distribusjonsstrategi, mottaker og eskalering
Leadfordeling (default): standardmottakerne
💡 Tips: Excel-filen viser ikke navn eller prioritet på reglene, og inaktive regler er ikke med. Bruk mottakeren for å finne igjen regelen i listen.
Opprette en ny regel
Gå til Lead distribusjon → Innstillinger og trykk Opprett (+).
Navn
Gi regelen et navn du kjenner igjen. Det vanligste er avdelingsnavnet. Har du flere regler for samme avdeling, legg til noe som skiller dem.
Prioritet
Prioritet avgjør hvilken regel som vinner hvis flere regler dekker samme postnummer. Lavest tall vinner.
Dekker reglene ulike postnumre, spiller prioriteten ingen rolle.
Gi aldri to overlappende regler samme prioritet. Da er det tilfeldig hvilken som vinner.
Tips: Bruk f.eks. 100 på brede regler og 10 på unntak som skal overstyre dem.
Aktiv
Bare aktive regler brukes. Nye regler er aktive fra start.
Distribusjonsstrategi
Strategi | Hva skjer | Antall mottakere |
Standard | Alle leads går til samme mottaker. | Nøyaktig én |
Prosent | Leads fordeles etter andel. Andelene skrives som desimaltall og må bli 1 til sammen, f.eks. 0.5 + 0.5 eller 0.2 + 0.2 + 0.6. | To eller flere |
I rekkefølge | Leads går på rundgang i den rekkefølgen mottakerne står. | To eller flere |
De fleste bruker Standard med en avdeling som mottaker.
Mottakere
Velg Mottakertype og deretter hvem som skal få leadet:
Mottaker | Hva skjer når et lead kommer |
Avdeling | Digitalt lead: alle aktive meglere på avdelingen varsles. Bank: bare avdelingsleder(e) varsles. Leadet ligger ledig (Up for grabs) på avdelingen til noen tar det. |
Megler | Leadet tildeles megleren direkte, og megleren får en oppfølgingsoppgave samme dag. |
Megler som Distributør | Megleren får ikke leadet selv, men en oppgave om å fordele det videre. Leadet ligger samtidig ledig på avdelingen, og eskaleringen gjelder. |
Distributør eller ikke?
Slå på Distributør når personen skal fordele leads, f.eks. en koordinator eller daglig leder.
La det være av når personen skal jobbe med leadet selv.
ℹ️ Merk: Varsler sendes som varsel i Broker, push og SMS. Det sendes ikke e-postkopi til andre ansatte. Skal flere varsles, velg avdelingen som mottaker, eller bruk Prosent/I rekkefølge med flere meglere.
Områder
Her legger du inn postnumrene regelen gjelder for. Hver linje har en av tre typer:
Type | Betyr | Eksempel |
Mellom | Alle postnumre fra og med–til og med | 9800–9815 |
Lik | Ett bestemt postnummer | 9826 |
Ikke lik | Unntak: postnummeret skal ikke treffe regelen, selv om det ligger i et Mellom-område | 9811 |
Legg til så mange linjer du trenger. «Ikke lik» virker bare sammen med et Mellom-område.
Eskalering av digitalt lead / Eskalering av lead fra bank
Eskaleringen bestemmer hvor lenge leadet venter før det legges ut som ledig (Up for grabs) for flere.
Avdeling (Timer): antall arbeidstimer før leadet legges ut for hele avdelingen. 0 betyr med en gang.
Region (Timer): antall timer etter det før leadet legges ut for hele regionen. Gjelder bare hvis avdelingen hører til en region.
Eskalering gjelder når mottakeren er en avdeling, en distributør eller standardmottakeren. Får en megler leadet direkte, eskaleres det ikke.
Eksempel: Avdeling 0 og Region 3 betyr at leadet er ledig for avdelingen med en gang, og for regionen tre timer senere.
Trykk Lagre. Regelen gjelder for nye leads med en gang.
Finne, endre og slette en regel
Finne: Listen under Innstillinger viser Navn, Områder og Mottaker, 10 per side. Det finnes ikke noe søkefelt. Vet du bare postnummeret, eksporter oppsettet først og finn mottakeren der. Derfor lønner det seg med gode navn.
Endre: Klikk på regelen, gjør endringen og trykk Lagre. Flytter du postnumre fra én avdeling til en annen, husk å fjerne dem fra den gamle regelen også. Ellers avgjør prioriteten hvem som får dem.
Slette eller sette inaktiv?
Velg | Når |
Slå av Aktiv | Regelen skal stå av en periode, f.eks. ved ferie eller midlertidig omorganisering. Den kan slås på igjen senere. |
Slett | Regelen skal aldri brukes igjen, f.eks. når en avdeling er lagt ned. Sletting kan ikke angres. |
💡 Tips: Listen viser ikke om en regel er aktiv. Gi gjerne inaktive regler et navn som viser det, f.eks. (INAKTIV) Vadsø.
Standardmottaker (default)
Standardmottakeren fanger opp leads som ingen regel tar:
postnummeret er ikke dekket av noen aktiv regel;
eiendommen mangler postnummer;
mottakeren i regelen som traff er ikke lenger gyldig, f.eks. en megler som har sluttet.
Merk at leadet da går til standardmottakeren og ikke til neste regel i prioritet.
⚠️ Viktig: Sett opp én standardmottaker for Digitalt lead og én for Bank. Mangler standardmottakeren, blir leads som ingen regel treffer ikke fordelt til noen.
Slik setter du opp: Gå til Lead distribusjon → Innstillinger (default) → Opprett, og fyll ut:
Kilde: velg Digitalt lead eller Bank. Andre kildetyper i listen brukes ikke av lead distribusjon.
Mottakertype og mottaker: typisk administrasjonen, et sentralt kontor eller en fordeler.
Distributør: for Bank blir en megler alltid satt som distributør.
Eskalering: som for vanlige regler.
Slik endrer du: Klikk på standardmottakeren, endre og trykk Lagre. Endre heller enn å slette og opprette på nytt.
Feilsøking
Problem | Sjekk dette |
Leadet havnet hos «feil» avdeling | Valgte avsenderen megler eller avdeling selv? Dekker to regler samme postnummer? I så fall vinner lavest prioritet. |
Leadet gikk til standardmottaker | Er postnummeret dekket av en aktiv regel? Er mottakeren i regelen fortsatt aktiv og knyttet til avdelingen? |
En megler fikk ikke varsel | For bankleads som går til en avdeling, varsles bare avdelingsleder. Sjekk at megleren er aktiv og på riktig avdeling. |