Når eiendommen eies av et firma, for eksempel et AS, et borettslag eller et sameie, er det firmaet som er oppdragsgiver og hjemmelshaver på avtalen. Et firma kan ikke signere selv. Det gjør én eller flere personer på vegne av firmaet, som fullmektig.
Guiden gjelder både oppdragsavtale og verdivurderingsavtale.
Før du starter
Sjekk dette på leadet:
Firmaet står som «Hjemmelshaver» i Selgere-boksen på eiendommen. Står firmaet som eier i grunnboken, skjer dette automatisk når du registrerer leadet i Supersøk+. Det samme gjelder når eiendommen kommer fra fagsystemet.
Er hjemmelshaveren et firma, kan ikke firmaet være hovedkontakt. Velg en privatperson som hovedkontakt, for eksempel styreleder eller daglig leder i firmaet, med «Velg annen hovedkontakt». Gjør du ikke det, ber Broker Leads deg om å «Velg hovedkontakt» på leadet.
En privatperson er hovedkontakt. Et firma kan ikke være hovedkontakt. Står firmaet alene på leadet, ber Broker Leads deg om å «Velg hovedkontakt». Hovedkontakten er personen du ringer og sender SMS til, og som deltar i kundemøtet.
Du vet hvem som har signaturrett. Broker Leads henter ikke firmaattest. Sjekk selv firmaattesten eller fullmakten, så du vet hvem som skal signere og hvilken rolle de har i firmaet.
💡 Er firmaet registrert som privatperson ved en feil? Åpne kontakten, velg «Redigere kontakt» og endre «Kontakttype» til «Firma». Kontakten trenger ikke opprettes på nytt. Dette går ikke hvis kontakten allerede er koblet til fagsystemet.
Slik setter du opp oppdragsgiver
Opprett tilbud og avtale som vanlig, og gå til steget «Oppdragsgiver».
Firmaet vises med boksen «Firmaopplysninger». Kontroller Firmanavn og Organisasjonsnummer (9 siffer). Velg riktig Selskapstype, for eksempel Selskap, Borettslag, Sameie eller Boligaksjeselskap. Standardvalget er «Selskap».
Kontaktpersonen fra leadet er allerede lagt inn som oppdragsgiver. Gå inn på personen som skal signere for firmaet.
Sett «Foreligger det en salgsfullmakt?» til «Ja». På en verdivurderingsavtale heter spørsmålet «Foreligger det en fullmakt?».
Velg firmaet i feltet «Fullmektig for». Firmaet er merket «(firma)» i listen.
Feltet «Rolle i [firmanavn]» dukker opp. Velg én eller flere roller personen har i firmaet:
Signaturberettiget (firmaattest)
Signaturberettiget (fullmakt)
Styreleder
Daglig leder
Styremedlem
Kasserer
Hovedkontakt (personens rolle i firmaet, ikke hovedkontakten på leadet)
Fyll ut resten av opplysningene om fullmektigen som vanlig: fødselsnummer, adresse, telefon, e-post, BankID og så videre.
Skal flere personer signere for firmaet, gjentar du steg 3–7 for hver av dem. Mangler en person i listen, legger du vedkommende til med «Legg til eier».
Firmaet blir ikke bedt om fødselsnummer, adresse, telefon, e-post, BankID eller PEP. De feltene vises ikke for firmaet.
Får du en rød melding?
«Et firma må ha minst én fullmektig som signerer for det.» Ingen er valgt som fullmektig for firmaet ennå. Følg steg 3–6.
«To eller flere firma har samme organisasjonsnummer.» Det samme firmaet ligger inne to ganger. Kontroller organisasjonsnumrene.
«Feltet er påkrevd» under «Rolle i …». Velg minst én rolle for fullmektigen.
Endringene lagres ikke før dette er rettet.
⚠️ Ikke bruk «Synkroniser eiere» etter at du har satt opp fullmektigene. Den henter hjemmelshaverne på nytt og fjerner fullmektigene og rollene du har valgt. Bruker du den likevel, må du sette opp fullmektigene på nytt.
Kontroller forhåndsvisningen
I forhåndsvisningen ser du under partene at:
firmaet vises med navn og org.nr.
«Signaturberettighet:» står under firmaet, med navn, fødselsnummer og roller for hver fullmektig.
en fullmektig som ikke selv eier noe i eiendommen, har en kortere oppføring uten sivilstand og eierandel.
hjemmelshaverne kommer først og fullmektigene etterpå, i alfabetisk rekkefølge.
📸 [Skjermbilde: partene i forhåndsvisningen med «Signaturberettighet:»]
På enkelte avtalemaler står fullmektigene under «Signeres av fullmektig:», uten roller.
Signering
Bare fullmektigene får signeringslenke. Firmaet får ingen. Andre hjemmelshavere signerer for seg selv som vanlig.
Signerer flere personer for firmaet, er avtalen først ferdig signert når alle har signert.
Er fullmektigen også hjemmelshaver selv, signerer vedkommende bare én gang. Signaturen gjelder for begge rollene.
Alle som signerer, må bruke samme signeringsmetode: enten alle med BankID eller alle uten.
Hva overføres til fagsystemet?
Core
Når oppdraget opprettes i Core:
Firmaet registreres som firma med organisasjonsnummer og får rollene Hjemmelshaver og Selger. Finnes firmaet allerede i Core med samme organisasjonsnummer, brukes det eksisterende firmaet. Det opprettes ikke et nytt.
Når avtalen er signert, oppdateres oppdraget med fullmektigene:
Hver fullmektig registreres som Fullmektig for firmaet på oppdraget. En fullmektig som selv eier en andel, registreres også som hjemmelshaver.
Rollene du valgte, for eksempel Styreleder eller Daglig leder, legges inn som personens tilknytning til firmaet.
Hovedkontakten blir firmaets kontaktperson på oppdraget, så lenge hovedkontakten er fullmektig for firmaet. Ellers blir den første fullmektigen kontaktperson.
Vitec Next og Webmegler
Foreløpig overføres ikke firmaet som firma til Vitec Next og Webmegler. Firmaet kommer over som en vanlig selger uten organisasjonsnummer, og fullmektigene og rollene deres følger ikke med. Kontroller selgerne i fagsystemet, og registrer firmaet med organisasjonsnummer og fullmektigene der.
Webmegler: se Selger er et firma.