Duplikatkontroll hindrer at samme person eller firma registreres flere ganger i kontaktregisteret. Core sjekker telefon, e-post og fødselsnummer automatisk, men slår aldri sammen kontakter uten at megler eller admin bekrefter det.
Viktig: Ingen kontaktkort i Core kan dele telefonnummer, e-post eller fødselsnummer. Bruker du ditt eget nummer, eller et fiktivt/plassholder-nummer som tilfeldigvis matcher en annen reell kontakt, vil Core koble den nye registreringen til den eksisterende kontakten – uten at noen aktivt slår dem sammen. Bruk alltid kundens egen, korrekte kontaktinformasjon ved registrering.
Merk: Duplikathåndtering i Core er ikke det samme som varselet «Mulig duplikat» i Broker Leads. Core sin duplikathåndtering er det som gjelder i fagsystemet.
Hvor finner du duplikathåndtering?
Duplikatsjekk skjer automatisk på oppdraget når du registrerer kontakter eller de synkes inn via andre plattformer. Du vil se det ved at en pop up meny dukker opp som gir deg mulighet til å slå sammen kontaktkortene.
Duplikathåndtering på kontaktkortet – søk og slå sammen rundt én kontakt
Kontaktvinduet (opprett/rediger) – løpende duplikatsjekk mens du fyller ut feltene
Admin → Duplikathåndtering – oversikt over alle duplikatgrupper i kontaktregisteret
Automatisk duplikatsjekk i kontaktvinduet
Systemet sjekker automatisk når disse feltene er fylt ut:
Felt | Sjekkes når | Minimum |
Telefon | Minst 8 siffer | Match mot primærtelefon |
E-post | Gyldig adresse | Match mot primær e-post |
Fødselsnummer | Komplett (11 tegn) | Eksakt match |
Ved opprettelse: blå infomelding «Duplikater funnet». Velg eksisterende kontakt og trykk «Slå sammen kontaktene», eller opprett ny.
Ved redigering: gul advarsel. Endringene lagres ikke før duplikatene er slått sammen eller feltverdien er endret.
Automatisk gjenkjenning av data som kommer inn fra andre systemer
Når Core mottar data om en person fra Broker Leads, Tide, kundeskjemaer, bank-leads eller budgivere, prøver systemet først å finne en kontakt som allerede finnes i registeret – i stedet for å opprette en ny. Core leter etter en match i denne rekkefølgen:
Fødselsnummer
Primær telefon
Primær e-post (hoppes over for data fra offentlige kilder/Tide)
Gir søket flere mulige treff, velger Core kontakten som, i prioritert rekkefølge:
har en kundeweb-bruker
har en ventende dokumentsignering
er koblet til et bud
har den nyeste oppdragsrollen
Dette skjer i bakgrunnen, uten at det vises noe duplikatvarsel. Det er derfor viktig at kontaktinformasjonen som registreres er korrekt og tilhører riktig person.
Merk: Matcher telefon men ikke fødselsnummer, oppretter Core en ny kontakt i stedet for å gjenbruke den eksisterende.
Blokkering ved lagring
Telefonnummer, e-post og fødselsnummer er personlige identifikatorer på samme måte som et kontonummer – de kan ikke være primærverdi på mer enn én kontakt samtidig. Core stopper derfor lagring hvis disse verdiene allerede finnes som primærverdi på en annen person:
Felt | Feilmelding |
Primær telefon | «Telefonnummeret finnes allerede som primært nummer på en annen person. Ta kontakt med megler.» |
Primær e-post | «E-postadressen finnes allerede som primær e-post på en annen person. Ta kontakt med megler.» |
Fødselsnummer | «Fødselsnummeret finnes allerede registrert i systemet. Ta kontakt med megler.» |
Gjelder personer, ikke ansatte. Sekundære telefonnumre/e-poster kan gjenbrukes på flere kontakter. Firma gjenkjennes på organisasjonsnummer.
Slå sammen kontakter
Velg kontaktene som skal slås sammen (minst 2)
Velg primærkontakt – den som skal beholdes
Velg hvilke verdier som skal overføres (navn, fødselsnummer, telefon, e-post, adresse)
Bekreft sammenslåing
Primærkontakten beholdes. Duplikat-kontakten(e) fjernes fra søk (myk sletting). All historikk flyttes til primærkontakten: oppdrag og roller, leads, interesser og bud, SMS og e-post, notater, samtykker, dokumenter, kundeweb-bruker, sjekklister, nøkkeljournal og regnskapsposter.
Viktig: Sammenslåing kan ikke angres. Bekreft fødselsnummer før du slår sammen, spesielt ved like navn.
Sammenslåing er blokkert når:
Kontaktene er ulike typer (person/firma, ansatt/person)
Begge har samme rolle på samme oppdrag (må fjernes fra oppdraget først)
En av kontaktene er ansatt
Sammenslåing allerede pågår på en av kontaktene
Deaktivering som alternativ
Deaktivering brukes når to poster ikke er samme person, eller når en kontakt skal parkeres uten å slette historikk. I motsetning til sammenslåing flyttes ingen tilknytninger. Deaktiverte kontakter vises ikke i søk eller bulk-skanning, og kan reaktiveres senere.
Duplikater fra Broker Leads
Core kjenner igjen eksisterende kontakt på fødselsnummer, telefon eller e-post. Ved treff settes verdiene fra Broker Leads som primære.
Type innsynk | Oppdaterer kontakt? |
Sak/oppdrag, signert avtale, verdivurdering | Ja |
Samtykke «Hold meg oppdatert» | Ja |
Interessent / bud | Nei – egen interessent-registrering |
Tilhører telefonnummeret eller e-posten allerede en annen Core-kontakt, avvises endringen og det legges et notat på kontakten.
Kundeweb og duplikater
Innloggingsproblemer på kundeweb kan skyldes duplikater. Ved sammenslåing overføres kundeweb-brukeren automatisk til primærkontakten, forutsatt at den ikke allerede har en.
Bulk-skanning i admin-verktøyet
Admin-verktøyet grupperer kontakter som deler:
Kriterium | Merknad |
Fødselsnummer | Minst 9 tegn |
Navn | Fornavn + etternavn, minst 3 tegn. Ord som «fullmakt» og «as» filtreres bort. |
Telefon / e-post | Kun primærverdi, minst 3 tegn |
Listen må lastes inn manuelt og viser maks 100 grupper med maks 100 kontakter per gruppe. Bulk-skanningen ser ikke på sekundære telefonnumre, e-poster eller adresser.
Bra å vite
Bruk aldri ditt eget eller fiktivt kontaktinformasjon (telefon, e-post, fødselsnummer) når du registrerer en kunde. Matcher informasjonen en eksisterende kontakt, kobler Core dataen dit automatisk – ikke til en ny, riktig kontakt.
Navnematching er sekundær (kun fornavn + etternavn). Vanlige navn kan derfor gi treff som ikke er samme person – sjekk alltid fødselsnummer før sammenslåing.
Samme kontakt kan dukke opp i flere duplikatgrupper samtidig (f.eks. én gruppe via fødselsnummer, én via navn). Gruppene slås ikke automatisk sammen.
Manuell sammenslåing krever alltid bekreftelse fra megler eller admin. Automatisk gjenkjenning ved innsynk (se over) skjer derimot uten varsel, og er den vanligste årsaken til at feil person ser ut til å ha «byttet plass» på et oppdrag.
Dette gjør du
Fikk du «Duplikater funnet» ved opprettelse? Sjekk om det er samme person → slå sammen. Er det ikke samme person → opprett ny kontakt likevel.
Fikk du en gul advarsel ved redigering? Slå sammen duplikatene, eller endre feltverdien slik at konflikten forsvinner.
Mistenker du duplikater i registeret? Gå til Admin → Duplikathåndtering → Last inn duplikater, og gå gjennom gruppene.
Kunde får ikke logget inn på kundeweb? Sjekk om kunden har duplikatkontakter, og slå dem sammen.
Ser du at feil person plutselig står oppført på et oppdrag? Sjekk om kontaktinformasjonen som ble registrert (telefon/e-post/fødselsnummer) tilhørte megler selv eller var fiktiv, og om den matchet en eksisterende kontakt.
Tilgang
Handling | Krever |
Se duplikathåndtering | Lesetilgang til søk og kontakter |
Slå sammen kontakter | Skrivetilgang til kontakter, oppdragsroller, bud og filer |
Deaktivere kontakt | Slettetilgang til kontakter |