Når alle nødvendige betingelser er oppfylt, vil purring sendes ut automatisk etter forfall er passert. Core kjører en daglig jobb kl. 07.00.
Er status "opprettet" vil ikke purring sendes automatisk.
Slik fungerer automatisk purring
Automatisk purring er en bakgrunnsprosess, ikke noe som skjer i det øyeblikket forfallsdatoen passeres.
Steg 1: Fakturaen må ha «Automatisk purring» avkrysset.
Steg 2: Fakturaen må ha riktig status (sendt, forfalt eller purring sendt).
Steg 3: Fakturaen må være forfalt lenge nok (standard: minst 15 dager etter forfall).
Steg 4: Kl. 07:00 kjører Core en daglig sjekk.
Steg 5: Systemet oppretter purringen og sender e-post til mottaker.
Vanlige årsaker til at purring ikke sendes
1. Fakturaen er ikke markert som «Sendt» (mest vanlig)
Automatisk purring gjelder bare fakturaer med status:
Sendt
Forfalt
Purring sendt(for neste purring i serien)
2. Det har ikke gått nok tid etter forfall
Standard innstilling er at purring sendes tidligst når fakturaen er mer enn 14 dager forfalt (altså typisk 15+ dager etter forfallsdato).
Eksempel: Forfall 20. juni → tidligste automatiske purring rundt 5. juli (ved standard 14 dagers ventetid).
Ventetiden kan være konfigurert annerledes for kunden, men 14 dager er standard.
3. Det finnes allerede en aktiv purring
Hvis det allerede er opprettet en purring som ikke er forfalt, sendes det ikke en ny purring automatisk ennå. Systemet venter til purringens egen forfallsdato er passert.
Anbefaling: Se fakturahistorikk på oppdraget – finnes det allerede en purring knyttet til fakturaen?
4. Fakturaen er betalt, kreditert eller arkivert
Automatisk purring sendes ikke når fakturaen:
Er betalt
Er kreditert
Ligger på et arkivert oppdrag
5. Manglende oppsett på foretaket (fakturainnstillinger)
Under Foretak → Fakturainnstillinger må det finnes innstillinger for riktig oppdragstype (f.eks. vanlig salg vs. prosjekt), inkludert:
standard forfallsdato for purring
purringstekst
eventuelt purregebyr og inkassovarsel
Mangler disse innstillingene, stopper automatisk purring.
6. Manglende dokumentmaler for purring
Core trenger både:
Et dokument (purring som vedlegg), og
En e-postmal
For riktig mottakertype (Purring selger eller Purring kjøper), tilpasset oppdragets kategori.
Mangler én av malene, opprettes ikke purringen automatisk.
7. Manglende e-postadresse på mottaker
Automatisk purring sendes per e-post. Core slår opp e-postadresse slik:
Mottaker hvor e-post hentes fra selger/eier med foretrukket e-post på oppdraget, Kjøper med foretrukket e-post, annen angitt «annen mottaker» med e-post.
Mangler gyldig e-postadresse, sendes ingen purring.
8. Manglende kontoplanpost for purregebyr
Dersom foretaket har satt opp purregebyr, må riktig kontoplanpost for purregebyr (selger/kjøper) finnes i systemet. Mangler dette, stopper automatisk purring.
9. Purring opprettet, men e-post feilet
I noen tilfeller kan purringen bli opprettet i Core, mens e-postutsendingen feiler (f.eks. teknisk feil hos e-postleverandør). Da kan det se ut som at purring «ikke er sendt», selv om den finnes internt.
Anbefaling: Sjekk om purring finnes i fakturaoversikten, og om det er sendt e-post fra oppdraget.
Anbefalt feilsøking:
Sjekk fakturastatus– er den «Sendt», «Forfalt» eller «Purring sendt»? (Ikke bare «Opprettet».)
Sjekk forfallsdato– har det gått minst ca. 15 dager siden forfall?
Sjekk fakturahistorikk– finnes det allerede en purring?
Sjekk mottaker– har selger/kjøper/annen mottaker foretrukket e-post?
Sjekk foretaksinnstillinger– fakturainnstillinger for riktig oppdragstype.
Sjekk dokumentmaler– «Purring selger» / «Purring kjøper» (dokument + e-post).
Vurder manuell purring– bruk «Opprett og send purring» på oppdraget hvis fakturaen er klar, men automatikk har feilet.