Denne artikkelen forklarer trinn for trinn hvordan du håndterer utbetalinger ved bruk av Autopay i Core. Prosessen består av tre hovedtrinn: opprettelse og godkjenning av utbetalinger i Core , etterfulgt av endelig godkjenning i Autopay.
Steg 1: Opprette utbetalinger i Core
Gå til Oppdrag og velg det aktuelle oppdraget.
Klikk på Bankutbetalinger i menyen
Trykk på knappen Ny bankutbetaling.
Fyll in alle nødvendige detaljer for utbetalingen.
Klikk på Lagre.
Den nyopprettede utbetalingen vil nå vises som en kladd under Bankutbetalinger for det valgte oppdraget.
Steg 2: Godkjenne betalinger i Core.
Følg disse stegene for å godkjenne utbetalinger i Core:
Alternativ 1 (Fortsett fra steg 1): Du er fortsatt i vinduet for Bankutbetalinger under det aktuelle oppdraget.
Alternativ 2 (Senere): Gå til Oppdrag, velg det aktuelle oppdraget, og klikk på Bankutbetalinger.
Merk av i sjekkboksen til høyre for de betalingene du ønsker å godkjenne. Du kan velge en eller flere betalinger samtidig.
Trykk på knappen Godkjenn valgte utbetalinger.
Du vil få en bekreftelse. Klikk OK for å fortsette.
Godkjenning med to personer:
Dersom det er konfiguert med to godkjennere for bankutbetalinger, vil prosessen være som følge:
Etter at den første godkjenneren har godkjent betalingen, vil den flyttes til Hovedmeny: Oppgjør - Utbetaling - Bankutbetalinger klare for signering for den andre godkjenneren.
Den første godkjenneren vil se utbetalingen under overskriften Utbetalinger som venter på 2.gangssignering fra andre.
Overføring til Autopay:
Når det nødvendige antallet godkjennere i Core har godkjent betalingene, vil de automatisk bli lastet opp til Autopay.
Tidspunkter for opplasting til Autopay:
Tidspunktene for når betalinger lastes opp til Autopay er konfigurerbart i adminpanelet i Core og kan variere perkunde. Vær oppmerksom på at ulike banker kan ha forskjellige tidsfrister.
Standard oppsett for opplasting er:
Mandag til fredag: Kl. 11:00 og 13:00
Søndag til torsdag: Kl. 20:00
Hvilken betalinger overføres?
Standardinnstillingen er at betalinger med forfallsdato samme dag overføres. Dette kan også justeres per kunde via egen innstilling.
Steg 3: Godkjenne i Autopay
Etter at betalingene er lastet opp fra Core, må de godkjennes i Autopay:
Gå til Hovedmeny: Oppgjør - Utbetaling i Autopay
Klikk på boksen Behandle bankeksporter
Her vil du se betalingene gruppert slik de ble sendt fra Core. Klikk på knappen Åpne for å se de individuelle betalingenen under hver eksport.
Godkjenningsstatus:
Til høyre for hver betaling vil du se symboler for godkjennere i Core og Autopay.
Grønne symboler: Idikerer at godkjenning er gjennomført. Hold musepekeren over symbolet for å se hvem som godkjente og når.
Starte godkjenningsprosessen i Autopay:
Når du åpner en bankeksport, vil alle betalingene være valgt som standard. Du kan fjerne eller legge til enkeltbetalinger etter behov.
Trykk på knappen Start godkjenning for å godkjenne de valgte betalingene i Autopay.
Du vil motta et varsel før du blir videresendt til identifikasjon via BankID
Etter at det nødvendige antallet godkjennere i Autopay har godkjent betalingene, er godkjenningsprosessen normalt fullført i Core. Statusoppdateringer vil deretter skje automatisk fra Autopay til Core.
Statusoppdateringer:
Statusen på de enkelte betalingene og bankeksporten vil oppdateres kontinuerlig. Oppdateringen av bankeksporten er en oppsummering av statusen til de tilhørende betalingene.
Vanlige statuser for betalinger:
"Venter på godkjenning i Autopay": Utbetalingen venter på godkjenning fra én eller flere godkjennere i Autopay
"Delvis godkjent i Autopay": Brukes kun dersom det er konfigurert flere enn én godkjenner i Autopay.
"Godkjent i Autopay": Alle nødvendige godkjenninger er gitt, og betalingen er klar for sending til banken.
"Sendt til banken": Betalingen er sendt fra Autopay til banken, men det er ennå ikke mottatt svar fra banken.
"Mottat av banken": Banken har bekreftet mottak av betalingsmeldingen.
"Validert av banken": Betalignen er validert og godkjent i banken.
"Utbetalt": Betalingen er gjennomført.
"Avvist av banken": Betalingen har feilet. Feilkode og mer informasjon finnes i statusfeltet for utbetalingen.
"Kansellert i Autopay": Utbetalingen ble kansellert før den ble sendt til banken.
"Kansellering sendt til bank": Utbetalingen var sendt til banken før en kanselleringsforespørsel ble sendt.
"Kansellert i banken": Banken har behandlet og godkjent kanselleringsforespørselen.
"Sjekk status i bank": Betalingen venter i banken. Mer informasjon må hentes via nettbanken.
"Opplastet i Autopay": Utbetalingen er sendt til Autopay.
"Holdt tilbake i Autopay": Betalingen er godkjent, men holdes midlertidig tilbake før sending til banken (brukes ved spesielle omstendigheter hos banken)
Logger for utbetalinger
Logg for overføring til Autopay (i Core):
Du finner en knapp for å vise/skjule logg under Oppgjør - Utbetalinger - Oprett bankeksport.
Logg for hendelser i Autopay (i Core):
Under Oppgjør - Utbetaling - Behandle bankeksporter finner du også en knapp for vise/skjule logg. Denne loggen viser hva som har skjedd med utbetalingene i Autopay, inkludert statusendringer og tidspunkter.
Kansellering av betalinger
Det er mulig å kansellere betalinger som er lastet opp til Autopay. Prosessen avhenger av om betalingen allerede er sendt til banken eller ikke.
Kansellering av betalinger som kun er i Autopay (ikke sendt til bank):
Finn og merk den aktuelle betalingen under "Behandle bankeksporter". Betalingen vil normalt ha status "Venter på godkjenning i Autopay".
Trykk på knappen "Be om kansellering"
Skriv inn en årsak for kanselleringen. Denne årsaken vil være synlig både i Core og i Autopay.
Statusen på betalingen vil endres til "Kansellert i Autopay".
Kansellering av betalinger som er sendt til bank:
Følg samme prosedyre som beskevet i punkt 1.
Statusen på betalingen vil endres til "Kansellering sendt til bank"
Autopay vil sende en kanselleringsforespørsel til banken. Om kansellering er mulig, avhenger av bankens rutiner og om betalingen allerede er overført til mottakeren.
Feilsituasjoner
Dersom en betaling blir "Avvist av banken" eller "Kansellert i Autopay", kan du gjøre følgende i Core:
Gå til det aktuelle oppdraget.
Finn den aktuelle betalingen.
Du vil ha mulighet til å konvertere betalingen til kladd.
Den konverterte betalingen vil da kunne behandles som en helt ny utbetaling i Autopay.
Advarsler
Visma Autopay har en innebygd sjekk som advarer dersom bankkontonummeret til betalingsmottakeren har blitt endret. Dette innebærer en kontroll av betalingsmottakerens navn mot kontonummeret.
Viktig: Dette er en advarsel, ikke en feilmelding. Betalingen kan fortsatt gjennomføres.
Eksempel: En advarsel kan oppstå ved innfrielse av lån, hvor navnet på banken (f.eks NORDEA BANK ABP FILIAL I NORGE) tidligere var knyttet til et annet kontonummer.
Innbetalinger
Innbetalinger fra Autopay til Core skjer automatisk så lenge bankkontoen er korrekt konfigurert. Ingen aktive handlinger er nødvendig fra din side.
Tidspunkter for henting av innbetalingsfiler:
Core henter innbetalingsfiler fra Autopay hvert 30.minutt mellom kl. 04:00 og 23:30.
Logg for innbetalinger
Under Oppgjør - Innbetalinger finner du øverst en logg over innlesing av innbetalinger.
For hver innlest fil vil loggen vise filnavnet og antall innbetalinger som er lest inn.
Loggen spesifiserer også hvor mange innbetalinger som er ubetalt (ikke matchet mot et oppdrag) og hvor mange som er skjult (interne føringer som ikke behandles).
