Personopplysninger skal være relevante og begrenset til det som er nødvendig for formålene de behandles for. Vi vil nå gå gjennom noen av funksjonene for håndtering av GDPR i Core. Behandlingsgrunnlag med samtykker, personopplysningsrapport, kundeportal og duplikathåndtering.

Informasjon om hvilke samtykker kunden har gitt finner du under kundebilde - Behandlingsgrunnlag. Her ser du hvor lenge samtykket varer, status for å skjule eller slette samtykket, samt slettedato. Under fane Tidslinje vil man se logg på kunden.

Ved manglende samtykke i Core vil funksjonen være utilgjengelig, f. eks muligheten til å ringe eller sende sms.

Hva betyr det at en kontakt er skjult eller slettet?

En skjult kontakt er synlig der kontakten har en kobling fra før av, for eksempel i interessentlister. En slettet kontakt vil synliggjøres med rød tekst «Kontakt slettet eller utilgjengelig» i systemet. Begge disse tilstandene tar vekk muligheten til å søke opp kontakten fritt.

Ved en innsynsbegjæring kan Personopplysningsrapport i pdf hentes ut ved å trykke på Personopplysningsrapport i iboxen Behandlingsgrunnlag. Kunden kan også hente ut rapporten selv i kundeportalen.

Hver gang en Tide-bruker eller en ansatt henter ut denne rapporten, så vil det opprettes et innslag i Tidslinjen til kontakten i Core.

Merk! Kundekortet endrer seg fra hvilket kontor det gjelder. Personopplysningsrapporten er lik over alt.

For Tide-brukere er det mulig å hente ut hvilken informasjon systemet har lagret om dem, via fane for Personvern i Tide. Her kan kunden selv også trekke tilbake eller gi samtykke.

Når kunden retter en forespørsel om uthenting vil det da genereres et pdf-dokument med en oversikt over fødselsnummer, kontaktinformasjon og legitimasjonsfiler, samt informasjon om deres rettigheter rundt denne informasjonen og generelt personvern.

For at GDPR-behandlingsgrunnlaget skal ha tiltenkt funksjon er det viktig å unngå duplikater.

Duplikathåndteringen finner du under kundebilde - Duplikathåndtering. Det vil her være mulig å slå sammen duplikater. Før kundekortene slås sammen er det viktig å ta stilling til hvilken informasjon på kunden som er riktig.

For brukere med administratorrettigheter i Core:

Under Administrator og fanen Duplikathåndtering finnes en oversikt over alle kundene systemet har oppdaget med liknende informasjon.

Det har blitt lagt til et ikon vedrørende bruk av sensitiv informasjon i en rekke ibokser i Core (For eksempel under Beskrivelse på oppdrag). Dersom man muser over dette ikonet vil det komme opp en liten tekst om at man bør unngå å skrive sensitiv informasjon, ettersom innholdet i feltene kan være synlig for utenforstående.