Merk at denne artikkelen tar for seg en generell gjennomgang og at oppsettet er kundespesifikt. Innholdet som vises i artikkelen kan derfor avvike noe fra hvordan det ser ut hos den enkelte megler og meglerkontor.
Hvordan fungerer AML og hvitvaskingsindikatorer i Core?
Del 1 - Bli kjent med hvitvaskindikator-rapporten
Hvitvaskindikator-rapporten er en integrert del av Internkontrollsjekklisten, og denne finner du i hovedmenyen under fanen "Fag", og valget "Internkontroll".
Rapporten viser frem oppdrag som innenfor den aktuelle sjekklistemåneden har, eller har hatt aktive hvitvaskindikatorer. Hvitvaskingsansvarlig må holde listen ajour ved å løpende gå inn her å sjekke saker - hold inne CTRL-knappen og trykk på det lille hus-ikonet for å åpne oppdragene i en egen fane. Listen vil vise frem uferdige, påbegynte og fullførte hvitvaskindikatorer, og om disse har blitt rapportert til Økokrim.
Hvordan dukker saker opp i hvitvaskindikator-rapporten?
Administrator i kjeden din har definert hvilke sjekklistepunkter man anser som hvitvaskingsindikatorer. Dersom en megler krysser ut dette punktet, eller et spesielt sjekklistevalg under punktet, vil saken bli flagget i indikatorlisten hos deg. Disse sjekklistepunktene ser helt ordinære ut, men de har bilde av en liten robot på seg. Ved mouse-over vil det komme opp en tekst om type formel tilknyttet punktet:
Når megler her har trykket på alternativet "Ja (Kommenter)", så havner saken i din indikatorliste som Uferdig:
Del 2 - Gjennomfør AML-arbeid på oppdragene
Vi har nå fått opp en ny sak i indikatorlisten - hva nå? AML-arbeidet gjennomføres i hovedsak ved at hvitvaskingsansvarlig går inn på oppdrag via indikatorlisten, og kommenterer og dobbeltsignerer sjekklistepunktet inne på oppdraget.
Man går altså inn på oppdraget / sjekklistepunktet og finner kommentaren fra megler med begrunnelse for valgt AML-status:
Hvitvaskingsansvarlig må så ut ifra meglers kommentar ta den vanlige vurderingen rundt om saken skal innrapporteres til Økokrim eller ikke.
Hvordan "sjekke ut" en sak som ikke skal rapporteres?
Vi har nå gått inn å lest kommentaren fra megler som ligger i det aktuelle sjekklistepunktet, og ser at risikoen er såpass lav at saken ikke trenger å rapporteres til Økokrim.
Steg 1 - Legg inn hvitvaskingskommentar
Dette gjør du ved å trykke på de tre prikkene og velger "Ny kommentar":
Under Type velger du "Hvitvasking" for at kommentaren din skal registreres inn i indikator-rapporten, samt være usynlig for alle andre ansatte med tilgang til sjekklisten:
Når du lagrer en hvitvaskingskommentar vil du kunne se fremgangen i indikatorlisten:
Den aktive indikatoren har nå fått status "Påbegynt", og hake under "§-AHV".
N.B!
Hvitvaskingskommentaren er hvitvaskingsansvarlig sin dokumentasjon på at hun har vurdert hvorvidt saken skal rapporteres eller ikke - og kommentaren kommer med i hvitvaskingsrapporten. Det er derfor nødvendig å legge inn en fornuftig forklaring på vurderingen som er gjort.
Steg 2 - Dobbeltsignering
Etter avklaring av at risikoen er senket og kommentar er registrert i sjekklisten, skal hvitvaskingsansvarlig nå dobbeltsignere sjekklistepunktet ved å trykke på hamburgermenyen til høyre, etterfulgt av knappen "Dobbeltsigner":
Og indikatoren settes da til fullført i listen:
Hvordan "sjekke ut" en sak som skal rapporteres?
I et tilfelle der man ikke får avklart risikoen, må saken rapporteres til Økokrim. Fremgangsmåten i Core vil være den samme, men vi må velge inn i hvitvaskingskommentaren at saken blir rapportert:
Du vil da få opp i indikatorlisten at saken er kommentert, så vel som rapportert til Økokrim:
Hvitvaskingsansvarlig kan nå dobbeltsignere sjekklistepunktet, og saken vil få status "Fullført".
Steg 3 - AML-rapportering til styret
Når måneden er ferdig og alle aktive hvitvaskingsindikatorer er satt til "Fullført", kan hvitvaskingsansvarlig lage en rapport til styret. Denne lages ved å trykke på det lille PDF-ikonet i sjekklistepunktet i internkontrollsjekklisten, og så vil PDF`en lagre seg automatisk:
Rapporten viser:
Aktuelt oppdrag, når indikatoren ble utløst, og fra hvilket sjekklistepunkt
Hvitvaskingsansvarligs kommentar, og når indikatoren ble ferdigbehandlet
Om saken er rapportert til Økokrim, eller ikke
Lykke til!
Typiske feilsituasjoner
Indikatoren i rapporten finnes ikke på oppdraget
En vanlig feilstilling er at hvitvaskansvarlig har fått en indikator i rapporten hvor det viser seg at megler har krysset feil, men når det så krysses om forsvinner ikke indikatoren fra rapporten allikevel.
Dette er fordi risikoen ofte vurderes på et sjekklistepunkt, men at selve indikatoren ligger på et sjekklistepunkt som kun fremkommer hvis man velger eksempelvis "Høy risiko".
Hvis du opplever at dette skjer må du gå til sjekklistepunktet hvor vurderingen av AML-risikoen ligger, velg et sjekklistealternativ som tilsier "Høy risiko" og se om du får opp et nytt sjekklistepunkt som allerede er avkrysset. Fjern krysset, og endre tilbake til "Normal risiko" i det første punktet.
Eksempel
Under her illustreres problemstillingen; sjekklistepunktet "Skal skjøte utstedes som et "Blancoskjøte?" bestemmer om sjekklistepunktet "AML - Innhent informasjon om kjøpers formål med blancoskjøte" blir synlig eller ikke. Selve indikatoren ligger på det siste punktet - markert med et lite robot ikon.
Hvis jeg nå ser at det er krysset feil, må først punktet med indikatoren hukes vekk, før jeg endrer svaralternativ til "Nei" i det første spørsmålet. Hvis jeg velger "Nei" med en gang, vil riktignok punktet med indikatoren bli borte, men det vil ligge i "bakgrunnen" av oppdraget og indikatoren vil ligge i hvitvaskingsansvarlig sin rapport:
