I denne artikkelen får du en oversikt over alle felt du kan gjøre endringer på i oppsettet av sjekklisten i Core. Du må administratorrettigheter for å gjøre endringer i sjekklisten for ditt foretak.
Viktig advarsel:
Sjekklisten er den mest kritiske delen av systemet. Feil endringer kan bryte arbeidsflyt og statusstyring for alle oppdrag i basen. Sjekk alltid om det er knyttet formler til et punkt før du skjuler, endrer eller sletter det. Ta kontakt med konsulentteamet ved usikkerhet.
Du må ha administratorrettigheter for å gjøre endringer i sjekklisten for ditt foretak.
For å administrere sjekklisten, gå til:
Administrator
Sjekkliste
Sjekklistens oppbygning
Sjekklisten er delt i tre hovedkategorier:
Eiendom – vises på alle stand-alone oppdrag
Byggetrinn – vises på byggetrinnoppdrag i prosjektmodulen
Internkontroll – fagansvarligsjekklistene (månedlige, kvartalsvise, halvårlige og årlige punkter)
Innenfor hver kategori er sjekklisten strukturert i grupper (overskrifter som vises på oppdraget) og sjekklistepunkter som ligger inne i hver gruppe.
Filtrering kan skje på både gruppe- og punktnivå. Et punkt som tilsynelatende mangler på et oppdrag kan skyldes at gruppen er filtrert bort – sjekk alltid begge nivåer.
Rollemerking i søkelisten:
I en del kundemiljø, og for de som er på vårt Master-prinsipp, vil det være flere punkter merket med fortegn. Punkter merket M gjelder megler, FA gjelder felter kun fagansvarlig, og O gjelder kun for oppgjørsansatte.
Nytt felt og Ny gruppe
For å lage et nytt sjekklistepunkt - klikk på gruppen du ønsker å opprette et nytt punkt i, og velg + Nytt felt nederst i gruppen.
For å opprette en ny sjekklistegruppe, klikk på + Ny gruppe.
Redigere en gruppe
Inne på en gruppe kan du:
Endre gruppenavn
Kreve at alle punkter i gruppen fullføres før en bestemt status kan settes (avhengighet til status)
Velge hvilke avdelinger og roller som ser gruppen
Filtrere på oppdragstype, sakstype, eiendomstype og eierform
Redigere et sjekklistepunkt
La oss først forklare felter og regler på et sjekklistepunkt:
Beskrivelse:
Teksten som vises som navn på sjekklistepunktet i oppdraget.
Hjelpetekst:
Tekst som vises når brukeren holder musepekeren over info-symbolet (blått i-ikon). Brukes til å gi meglerne et hint eller en forklaring til punktet.
Ibox-ID:
Her kan du angi snarvei til et bestemt område i Core, for eksempel pengeheftelser eller nøkkeljournal. Du finner riktig Ibox ID ved å klikke på spørsmålstegn-symbolet på den aktuelle iboxen.
Eksempel: property.Cadastre er ibox-id for Matrikkel.
Vises når:
Styrer at punktet kun vises dersom et annet punkt tidligere i sjekklisten er besvart på en bestemt måte. Slik setter du det opp:
Klikk på + Ny
Fjern eventuelt filter
Søk opp riktig sjekklistepunkt
Velg eventuelt sjekklistealternativ som må være huket av (f.eks. Ja/Nei)
Legg til sjekklistealternativer
Ved å angi en kommando her, legger du føringer for at megler velge må ett av alternativene før punktet hukes av. Slik legger du til alternativer:
Klikk på + Ny og fyll inn alternativene
Dobbeltklikk i cellen for å endre tekst
Marker og velg Slett øverst til høyre for å fjerne et alternativ
Bruk prikkemenyen til høyre for å dra og slippe punktene i riktig rekkefølge
Kan ikke ignoreres
Som standard kan alle punkter ignoreres/markeres som “ikke relevant”. Da er de markert med stoppsymbol. Dersom man ikke vil at ansatte skal kunne ignorere et sjekklistepunkt, må man huke av for “Kan ikke ignoreres”
Sjekkes av fagansvarlig
Dette krysset gjør punktet oransje og markerer at fagansvarlig skal dobbeltsignere.
Inkluder i timeliste
Her velger du om avhuking av sjekklistepunktet automatisk skal registreres i oppdragets timeliste.
Bruk i avviksrapport
Gjør det mulig å registrere avvikskommentar på punktet.
Avhuking via tjeneste
Her kan du velge om punktet automatisk skal avhukes via en integrert tjeneste.
Velg først hvilken tjeneste det gjelder i nedtrekksmenyen
Velg automatisk/manuell avhuking
Velg status for når automatisk avhuking skal skje, og om det gjelder ved én eller flere bestillinger
Velg om knapp for bestilling skal vises
Avhengighet til status
Dersom du ønsker at brukerne ikke skal kunne bytte status før et sjekklistepunkt er behandlet, velger du hvilke(n) status det skal gjelde for.
Filtrering og Synlighet
Meglerforetak
Begrenser punktet til å kun vises for ett eller flere meglerforetak (typisk et AS).
Merk! Dersom 0 foretak er valgt, er det det samme som at alle er valgt
Merk! Dersom sjekklistepunktet ligger i en gruppe som ikke er tilgjengelig for et Meglerforetak, vil punktet uansett ikke være det - selv om de er huket av der. Gruppen overstyrer punktnivå.
Merk! Dersom sjekklistepunktet ligger i en gruppe som er tilgjengelig for Meglerforetak, men alle foretak unntatt Avdeling er markert i punktet, vil punket ikke dukke opp for Avdelingen.
Avdeling
Dersom et punkt skal være spesifikt for en eller flere avdelinger, velges det her.
Avdelinger er som regel lokasjoner/kontorer.
Rettigheter og synlighet for roller
Dersom du ønsker at kun brukere med enkelte roller skal kunne huke av sjekklistepunktet, defineres det her. Dersom kun Megler er valgt, vil ikke en saksbehandler eller oppgjørsansvarlig kunne huke av punktet.
Dersom du ønsker at punktet kun skal være synlig for enkelte roller, definerer du det her.
Merk! Alle punkt er synlige for Fagansvarlig.
Oppdragstype / Sakstype / Eiendomstype / Eierform
Disse fire filtrene styrer på hvilke oppdrag et punkt vises. Avhukingene du gjør her vil styre hvilke sjekklistepunkt som dukker opp på gjeldende oppdrag.
Vi anbefaler administrator å starte med å velge alle, og deretter punktvis fjerne de oppdragstypene der sjekklistepunktet ikke er relevant.
Oppdragstype
Når oppdraget registreres, vil det få en definert oppdragstype.
Sakstype
Når oppdraget registreres, vil det også få en definert sakstype.
Eiendomstype
Når oppdraget registreres, vil det også få en definert eiendomstype.
Merk! Det er mange eiendomstyper - Husk å scrolle i feltet for å se at du har hensyntatt alle typer.
Eierform
Når oppdraget registreres, vil det også få en definert eierform.
Synlighet (avansert)
Disse fire kategoriene kan angis på et oppdrag, uavhengig av de øvrige som er nevnt over. For hver av dem så kan man velge mellom Synlig, Ikke synlig og Ignorert:
Ignorert: Dette er standard. Punktet vil vises uavhengig av om kategori er angitt eller ikke.
Synlig: Punktet vises kun på oppdrag der kategorien er angitt.
Ikke synlig: Punktet vil skjules på oppdrag der kategorien er angitt.
Formler (avansert)
Formler legges inn på enkeltpunkter og gir automatikk i systemet:
Endring av oppdragsstatus – oppdraget bytter status automatisk når punktet avhukes
Hvitvaskingsindikator – registrerer en indikator i fagansvarligssjekklisten ved avkryssning
AHV / Finanstilsynet-rapport – teller opp svar til den årlige AML-rapporteringen.
⚠️ Ikke skjul eller slett punkter med formler uten å ha avklart konsekvensene. Bruk søkefeltet øverst til å finne relevante punkter. Søk for eksempel på «AML» for å finne Finanstilsynet-relaterte punkter, eller «hvitvasking» for å finne indikatorer.
Ta kontakt med konsulentteamet hos Broker AS dersom du er usikker.
Automatisk avhuking – huker av et punkt basert på en handling et annet sted. Dersom du ønsker at sjekklistepunktet skal automatisk hukes av ved gjennomføring av oppgaven i Core, velger du det alternativet i nedtrekksmenyen.
Merk! Automatisk avhuking er p.t. ikke klar i Core, men vil komme på sikt.